Cómo puede ayudarle MySQL

En este apartado se describen situaciones en las que el sistema de base de datos MySQL resulta de utilidad. Le permitirá hacerse una idea de las funciones de MySQL.

Un sistema de base de datos es, básicamente, una forma avanzada de gestionar listas de información. La información puede provenir de distintas fuentes.

Puede tratarse de datos, registros empresariales, solicitudes de clientes, estadísticas deportivas, informes de ventas, información personal, registros de empleados o calificaciones de alumnos. Sin embargo, aunque los sistemas de bases de datos pueden procesar distintos tipos de información, no es necesario utilizarlos por que sí.

Si una tarea es sencilla de realizar, no tiene sentido recurrir a una base de datos sólo por utilizarla. Un ejemplo sería una lista de la compra. Basta con anotar lor artículos que comprar, tacharlos mientras realiza la compra y después deshacerse de la lista. Es poco probable que necesite una base de datos para esta tarea. Aunque tuviera un dispositivo manual, probablemente comprobaría la lista con la función de texto y no con su base de datos.

Las prestaciones de un sistema de base de datos destacan cuando la información que organizar y gestionar es voluminosa y compleja, y resulta complicado procesar los registros manualmente, como les sucede a las grandes corporaciones que procesan millones de transacciones a diario. Pero incluso en operaciones a menor escala mantenidas por un individuo se puede necesitar una base de datos. No es difícil pensar en casos en los que una base de datos resulte útil, ya que no se necesitan grandes cantidades de información para que resulte compleja de gestionar. Imagine las siguientes situaciones:

Un negocio de carpintería con varios empleados. Necesita mantener registros de empleados y nóminas, para saber a quién ha pagado y cuándo, y resumir estos registros para realizar el cálculo de los impuestos. También debe realizar el seguimiento de los proyectos contratados y de los empleados asignados a cada proyecto.

Una red de talleres de recambios de coche, en la que necesita saber el inventario de cada taller para satisfacer los pedidos de sus clientes.

Una gran cantidad de información recopilada durante años y que debe analizar para su publicación. Tendrá que analizar multitud de datos para generar resúmenes y extraer fragmentos concretos de observaciones para realizar análisis más detallados.

Un profesor que debe mantener calificaciones y registros de asistencia. Cada vez que hace un examen, debe registrar la nota de cada alumno. Se puede escribir en papel, pero el posterior procesamiento de los datos resulta tedioso.

La organización en la que trabaja como secretario mantiene un directorio de miembros. Cada año, debe generar un directorio impreso para los miembros, basado en un documento de texto que debe editar con los cambios. Está cansado de hacerlo de esta forma, ya que resulta limitada. Es complicado ordenar las entradas y no se pueden seleccionar partes concretas de cada entrada (como por ejemplo una lista de nombres o números de teléfono). Tampoco es sencillo localizar un subconjunto de miembros, como  los que tienen que renovar sus suscripción. Ha oído hablar de la “oficina electrónica” pero no ha podido disfrutarla. Los registros son electrónicos pero, irónicamente, su formato solamente permite imprimir el directorio en papel.

En estos casos, la información varía de cantidad. Pero la característica común es que  implican tareas que se pueden realizar manualmente pero que se harían de forma más eficaz con un sistema de base de datos.

Las ventajas concretas de un sistema como MySQL dependen de las necesidades y requisitos de cada caso. Imagine una situación común y muy representativa del uso de bases de datos. Los sistemas de gestión de base de datos suelen utilizarse para procesar tareas en las que la gente utiliza archivadores físicos. En realidad, una base de datos es una especie de archivador gigante pero con un sistema de clasificación muy sofisticado. El mantenimiento electrónico de registros supone diversas ventajas con respecto al manual. Por ejemplo, si trabaja en la consulta de un dentista y se encarga de los registros de pacientes, puede utilizar MySQL como se indica a continuación:

Reducir el tiempo de clasificación de registros: No es necesario buscar en los distintos cajones para saber dónde añadir un nuevo registro. Basta con proporcionarlo al sistema de clasificación para que lo haga.

Reducir el tiempo de recuperación: Al buscar registros, no tiene que buscarlos todos para localizar los que contengas la información deseada. Si desea notificar a los pacientes su revisión anual, basta con solicitar al sistema el registro adecuado. Evidentemente, no es lo mismo que hablar con una persona. En una base de datos, debe utilizar una sintaxis especial:

SELECT last_name, first_name, last_visit FROM patient WHERE last_visit < DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 6 MONTH);

Puede parecerle extraño si no lo ha visto antes pero la posibilidad de obtener los resultados en cuestión de segundos es muy atractiva.

Orden de recuperación flexible: No es necesario recuperar los registros en el mismo orden en que los haya almacenado (por ejemplo, por apellidos). Puede indicar al sistema de clasificación que los recupere en cualquier orden: por apellidos, mutua aseguradora, última cita, etc.

Flexibilidad del formato de salida: Una vez obtenidos los registros, no es necesario que copie la información manualmente. El sistema puede generar una lista. Puede imprimir la información o utilizarla en otro programa. Por ejemplo, una vez generada la lista de pacientes, puede incluir esta información en un procesador de texto que imprima avisos para enviar a los pacientes. O puede que sólo le interese un número de registros concretos. El sistema puede generar un resumen.

Acceso simultáneo de varios usuarios a los registros. Con los registros en papel, si dos personas quieren consultarlos al mismo tiempo, una tendrá que esperar a que termine la otra. MySQL dispone de una función multiusuario para que ambas puedan acceder simultáneamente a los registros.

Acceso remoto y transmisión electrónica de registros: Con los registros en papel, es necesario que se encuentre donde estén localizados o que alguien haga copias y se las envíe. Los registros electrónicos permiten el acceso remoto a su transmisión electrónica. Si su oficina tiene asociados en filiales, éstos pueden acceder a sus registros desde sus propias instalaciones. No es necesario enviar copias por mensajero. Si alguien que necesite los registros no dispone del mismo software de base de datos pero cuenta con correo electrónico, puede enviarlos a través de este soporte.

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